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    詢價報價系統


  • 問題 : 如何建立詢價單?

  • 解答 : 建立詢價單的方法有兩種,一種是點選「自行輸入建立詢價單」,一種是點選「使用範本建立詢價單」。
        「自行輸入建立詢價單」: 提供四種詢價單表格供您選擇, 分別是「常用十行格式」/「三大欄位」/「 台銀方案專用」/「統議零購專用」,  請依照您的需求一一填寫各欄位. 如果詢價商品超過十項, 或是有不同的商品種類, 請您分成兩張以上的詢價單。 
        「使用範本建立詢價單」: 提供您重複使用舊的詢價單, 點選要使用的範本後即可調出舊的詢價資料, 您只需修改各欄位內容即可成為新的詢價單。
        「本單名稱」欄位請輸入供您日後容易辨識的名稱, 以供日後查詢之用, 例如: [個人電腦採購案-FISX0263], 您不一定要輸入正式的請購案名稱.
        商品類別目前共分成十大類, 您必須指定詢價單要送交給哪一種類型的廠商, 這十類分別為:

    1.資訊商品--電腦硬體、軟體、網路設備、資訊耗材
    2.通訊相關--手機、通訊器材、無線電、總機、傳真、門號
    3.工具儀器--五金工具、儀器設備、電子零件、機械裝置
    4.影音家電--相機、攝影、撥放設備、計時裝置、其他家電
    5.辦公設備--辦公文具、傢俱、居家戶外用品、玩具、運動
    6.書報媒體--書報雜誌、CD、DVD、影音媒體、印刷出版
    7.交通旅遊--交通工具、旅遊住宿、車票機票類
    8.食品保健--食品、餐盒便當、特產、美容保健
    9.服飾精品--男女服飾、鞋子、精品、布料、旗幟、紡織品
    10.工程服務--水電工程、土木工程、管線維修、非商品服務

  • 問題 : 如何刪除詢價單?

  • 解答 : 只要您的詢價單送交給廠商報價,或是開放廠商自由報價,或是您有自行填寫報價單,這份詢價單就無法刪除。
        要刪除詢價單請使用「列出所有詢價單」功能,在列出的詢價單中選擇要刪除的項目,按下「刪除本單」。
        請注意,只有狀態為「儲存未送」的詢價單才能刪除, 刪除後即無法復原!如果您只是不想看到該詢價單,您可以使用「隱藏本單」的功能,列表時將不顯示該單的詳細內容。

  • 問題 : 如何將舊的詢價單設定成範本?

  • 解答 : 對於經常進行採購的商品,詢價單內容通常大同小異,此時您可以使用範本功能以節省輸入的時間。 
        請使用「列出所有詢價單」功能,在列出的詢價單中選擇要設定為範本的詢價單,按下「存成範本」,此時會要求您輸入範本標題, 請您輸入一個容易辨識的名稱, 讓您在「使用範本建立詢價單」的列表中。可以輕易的找出恰當的範本來套用。

  • 問題 : 如何修改範本詢價單的標題?

  • 解答 : 請於主功能頁下點選「使用範本建立詢價單」功能,點選欲修改標題的範本後方「修改標題」按鈕, 輸入新的範本標題名稱後, 按下確定即修改完成。

  • 問題 : 如何取消範本詢價單?

  • 解答 : 請於主功能頁下點選「使用範本建立詢價單」功能,點選欲取消的範本後方「取消範本」按鈕,按下確定即取消完成。

  • 問題 : 如何使用範本建立詢價單?

  • 解答 : 請於主功能頁下點選「使用範本建立詢價單」功能,點選恰當的範本後方「建立新單」按鈕,然後一一修改各欄位資料,確認無誤後按下「送出詢價單」即完成。 
    注意:範本的詢價單格式會依照當初的表格設定呈現,附加檔案也會一起帶入。

  • 問題 : 如何產生報價單?

  • 解答 :  產生報價單的方法有三種,您可以同時使用:
    ◎選擇廠商: 找出能供應此詢價單商品的廠商有哪些,讓您可以選擇數家廠商後主動的把詢價單送給廠商,廠商能在最短的時間內得知有新的詢價單需要報價。
    ◎開放報價: 將您的詢價單設定為只要是能提供此類商品的廠商都可進行報價,不過需要廠商登入查詢後才能看到這份詢價單,再選擇是否要提供報價。
    ◎自填報價: 能讓您自己為廠商填寫報價單,當廠商只能用其他方式提供報價單,或是您已經先行購買了,您可以在建立詢價單後使用本功能自行輸入價格。

  • 問題 : 如何將詢價單送給廠商產生報價單?

  • 解答 : 1. 請於主功能頁下點選「列出所有詢價單」功能,點選欲送出的詢價單後方「選擇廠商」按鈕,此時會顯示此詢價單的詳細內容與已經送給哪些廠商報價,下方則會列出所有該商品類別的廠商,這些廠商會依據評分等資訊作排列。
    2. 您也可在選擇廠商的功能中,以關鍵字方式查詢廠商名稱或廠商商品簡述,符合的廠商都會列表出來,接著請您挑選出數家廠商,然後將詢價單送給廠商即可,系統同時會送出Email通知廠商上網報價,如果您趕時間,建議您同時也打電話通知商上網報價。
    3. 當您於「列印請購單與報價單」功能下設定「截止報價」時,廠商就無法再回傳報價。

  • 問題 : 如何自行填寫報價單?

  • 解答 : 請於主功能頁下點選「列出所有詢價單」功能,點選欲填寫的詢價單後方「自填報價」按鈕,此時會顯示報價單表格,請您填寫廠商資料與各商品的報價後按下「產生報價單」,經過計算後   請您在按下「送出報價單」按鈕即完成。 
    填寫資料時,您可使用搜尋廠商統一編號方式來查看系統內是否有廠商的資料,如果該廠商有在 本系統中註冊使用,系統就會自動帶出該廠商的資料。 
    使用本功能產生的報價單無法成為廠商正式報價單,您仍需附上廠商其他型式之正式報價單。 
    自填報價功能也能同時與另外兩種報價方式一起使用。另外您無法刪除自填的報價單。

  • 問題 : 如何查閱詳細的詢價單內容?

  • 解答 : 請於主功能頁下點選「列出所有詢價單」功能,點選欲查看的詢價單後方「詳細資料」按鈕。

  • 問題 : 如何查詢詳細的報價單內容?

  • 解答 : 請於主功能頁下點選「列出所有詢價單」功能,點選欲查看的詢價單 [狀態] 欄位中各報價廠商名稱後方的「查看」按鈕。
        您也可使用主功能頁下的「列出所有報價單」功能,點選欲查看的報價單後方「詳細資料」按鈕。

  • 問題 : 如何了解詢價單的狀態?

  • 解答 : 儲存未送: 表示這份詢價單您才剛儲存好,尚未送交廠商報價或是開放給廠商報價,也沒有自填報價。
        等待報價: 表示這份詢價單已送交廠商報價或是開放給廠商報價,但是還沒有收到任何報價單。
        有報價單: 表示這份詢價單已有廠商回傳報價,或是有您自填的報價。
        報價截止: 表示這份詢價單已經無法再接受報價,連自填報價都不行,此時才能列印請購單與報價單。

  • 問題 : 如何了解報價單的狀態?

  • 解答 : 等待報價: 表示詢價單已送交該廠商,但該廠商尚未回傳報價單。
        報價完成: 表示廠商已對該詢價單回傳報價單。
        廠商重送: 表示廠商已經回傳過報價單,但是報價內容需要更正因此再重送新的報價單來。有重送的報價單將已重送的為準。
        報價截止: 表示您已於「列印請購單與報價單」功能下將該詢價單設定為「截止報價」,廠商在截止前仍沒有回傳報價單。
        自行填寫: 表示這份報價單是您自行代廠商填寫的。

  • 問題 : 如何在列表時隱藏/顯示指定的單據?

  • 解答 : 只要在列表時對想設定的單據按下後方的「隱藏本單」或「顯示本單」按鈕即可。

  • 問題 : 如何給予廠商評價?

  • 解答 : 請於主功能頁下的「列出所有報價單」功能,點選欲評分的報價單後方「給予評分」按鈕。
        進入評分畫面後,請選擇分數與輸入評語,確認無誤後按下「送出評分表」即可。
        分數請依廠商回傳速度、配合程度、商品價格、售後服務與保固等指標來給予,從好到差分別有: [+3] [+2] [+1] [0] [-1] 五級,請您務必客觀與合情合理的評分,並請務必給予廠商評分。
        有了您的評分可以給予廠商鼓勵或建議,並可讓好的廠商優先被詢價人點選。

  • 問題 : 如何修改之前給予廠商的評價?

  • 解答 : 對於已評價過的報價單,您仍可修改評價。
        請於主功能頁下的「列出所有報價單」功能,點選欲評分的報價單後方「修改評分」按鈕。此外,廠商重送的報價單是無法給予評價的。

  • 問題 : 如何催促廠商進行報價?

  • 解答 : 請於主功能頁下點選「列出所有詢價單」功能,點選欲催促的詢價單 [狀態] 欄位中各報價廠商名稱後方的「催促」按鈕。
        您也可使用主功能頁下的「列出請購單與報價單」功能,點選欲催促的報價單後方「送出催促信」按鈕。
        使用本功能後,系統會馬上再寄出通知信給廠商,提醒廠商趕快上網填寫報價。

  • 問題 : 如何輸入請購單內容?

  • 解答 : 系統設計的請購單是依照詢價單來建立的。 所以首先您必須要有詢價單才能製作請購單。
        輸入請購單與報價單之前,您必須先設定「截止報價」。
        請於主功能頁下的「列出請購單與報價單」功能,點選各請購案後方的「截止報價」按鈕。
        當您設定完截止報價,廠商就無法再回傳報價單,您也無法自填報價,此時輸入功能才會開放。
        另外在輸入請購單前,建議您先使用「選擇報價單」功能,將您要的報價單選擇好,系統就能在您輸入請購單時把您所選擇的報價單資料一起帶入。
        當您完成上述設定後,請於「列出請購單與報價單」中點選各請購案後方的「輸入請購單」按鈕。此時系統會自動帶入詢價單的商品資料,請您輸入各商品報價與各欄位後,點選下方「計算金額」按鈕,計算完總價後請點選「確定儲存」的按鈕,如果需要修改請重新執行此功能,系統會自動匯入上次您所儲存的資料。

  • 問題 : 如何列印請購單與報價單?

  • 解答 : 列印請購單與報價單之前,您必須先設定「截止報價」。
        請於主功能頁下的「列出請購單與報價單」功能,點選各請購案後方的「截止報價」按鈕。
        當您設定完截止報價,廠商就無法再回傳報價單,您也無法自填報價,此時列印功能才會開放。
        接下來請於「列出請購單與報價單」功能中,點選各請購案後方的「列印請購單」按鈕與「列印報價單」按鈕,按下後會彈出只有黑白雙色的視窗,再按下視窗下方的「開始列印」按鈕即可。
        注意: 列印請購單之前,請先輸入請購單的內容。
        另外您列印請購單與報價單時,如果需要調整空白行數使列印出的版面更加美觀與清晰,請於彈出的黑白雙色視窗下方,點選「調整空白行數」按鈕來設定列印空白行數。

  • 問題 : 如何延長廠商報價的時間?

  • 解答 : 當您設定「截止報價」後廠商就無法再回傳報價單,您也無法自填報價,如果您要延續報價,請於主功能頁下的「列出請購單與報價單」功能,點選各請購案後方的「延長報價」按鈕。
        此時廠商即可再回傳報價,您也可使用自填報價功能產生報價單。
        請注意,如果該詢價單您原先有設定開放廠商自由報價功能,您必須再重新設定一次「開放報價」。

  • 問題 : 如何改變列印字型的大小?

  • 解答 : 如果您在使用列印請購單與報價單功能時,印出來的表格字體太小或是不正常,請在「列出請購單與報價單」點選「設定列印字型」的功能(換頁功能列的左邊),進入後可設定字型大小參數,設定的參數會被儲存下來。

  • 問題 : 如何搜尋廠商的資料與評分紀錄?

  • 解答 : 請於主功能頁下的「搜尋廠商資料與評分」功能,輸入廠商名稱或廠商商品簡述關鍵字,並選擇廠商類型後,點選「開始搜尋」按鈕。 (兩個以上關鍵字可輸入『半形空白』作『OR』或『AND』的邏輯查詢)
        例如於廠商商品簡述處輸入: [硬體 網路],就能找出簡述中有 [硬體] OR/AND [網路] 的廠商。
        當有列出符合的廠商資料時,您可點選 [評分資料筆數] 欄位的數字,查閱該廠商的評分紀錄。
        當您點選廠商名稱旁的 [儲存] 功能時,您可將該廠商設定至 [我的廠商] 列表中,方便您日後選擇廠商。

  • 問題 : 如何搜尋以往的商品報價紀錄?

  • 解答 : 請於主功能頁下的「搜尋商品報價與紀錄」功能,輸入商品名稱關鍵字,點選「開始搜尋」按鈕。
        (兩個以上關鍵字可輸入『半形空白』作『OR』或『AND』的邏輯查詢)
        例如輸入: [硬碟 光碟],就能找出商品名稱中有 [硬碟] OR/AND [光碟] 的商品報價紀錄。
        搜尋結果中符合關鍵字的敘述會以高亮度顯示,並請善用排序功能來協助您獲得報價資訊。

  • 問題 : 如何修改註冊資料或變更登入密碼?

  • 解答 : 請於主功能頁下的「註冊資料與密碼變更」功能,輸入您欲變更的項目後,按下「確定修改」按鈕。請注意工作證號欄位是登入帳號所以無法修改。

  • 問題 : 如何使用同組同仁的範本詢價單?

  • 解答 : 請點選主功能頁下的「使用同組同仁範本詢價單」功能,將列出與您同組的其他同仁所儲存的範本詢價單,您可選擇適合者直接產生您的新詢價單。

  • 問題 : 如何查詢同組同仁的詢價單與報價狀況?

  • 解答 : 請點選主功能頁下的「查詢同組同仁詢價單」功能,將列出與您同組的其他同仁的所有詢價單,您可查詢詢價單資料與報價狀況,但是各報價單詳細資料恕不提供查詢!

  • 問題 : 如何設定我的廠商功能?

  • 解答 : 請於主功能頁下的「搜尋廠商資料與評分」功能中,點選下方的「我的廠商」功能,即可編輯我的廠商名單與順序。
        如要新增廠商至我的廠商列表中,請於搜尋廠商時,在欲加入的廠商名稱旁點選 [儲存] 功能即可。
        透過「我的廠商」,您可於送出詢價單選擇廠商時,或是於自行輸入報價單時,讓您能迅速選擇到設定好的廠商。

  • 問題 : 如何修改尚未送出的詢價單?

  • 解答 : 請於主功能頁下的「列出所有詢價單」功能中,在欲修改內容的詢價單右方點選「編輯本單」功能,即可對該單進行編輯。
        請注意: 只有狀態為「儲存未送」的詢價單您才可以直接編輯,修改完成後會產生新的詢價單號,舊的號碼則不再使用。
        已經送出給廠商的詢價單則無法修改,但是您可使用「建立新單」功能,再送一份更正過的詢價單給廠商重新報價。

  • 問題 : 如何將非正式的詢價單設定為[報廢]?

  • 解答 : 請於主功能頁下的「列出所有詢價單」功能中,在欲作廢的詢價單右方點選「作廢本單」功能,即可設定作廢。
        已送出報價的詢價單才能作廢,詢價單一旦被設定作廢即無法復原,作廢後則無法列印與獲得新的報價單。
        對於狀態為「儲存未送」的詢價單,您可使用「刪除本單」功能直接將其刪除。