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    • 公文系統(OD)


    • 問題 : 系統安裝相關作業。(作業系統)

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    • 問題 : 新增公文管理系統至「我的最愛」清單中之注意事項。(作業系統)

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    • 問題 : 無法登入系統或系統異常無法操作?(作業系統)

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    • 問題 : 調卷申請相關作業。(申請作業)

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    • 問題 : 註銷申請相關作業。(申請作業)

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    • 問題 : 銷號申請相關作業。(申請作業)

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    • 問題 : 展延申請做法。(申請作業)

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    • 問題 : 歸檔加發申請的使用時機。(申請作業)

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    • 問題 : 代理人設定作業。(人員作業)

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    • 問題 : 公文管理系統之使用者帳號及密碼。(人員作業)

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    • 問題 : 角色設定作業。(人員作業)

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    • 問題 : 增刪流程相關作業。(公文流程)

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    • 問題 : 總收文的流程設定。(公文流程)

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    • 問題 : 文書組用印相關作業。(公文流程)

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    • 問題 : 決行權責相關作業。(公文流程)

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    • 問題 : 簽文相關作業。(公文流程)

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    • 問題 : 自然人憑證或教師憑證相關作業。(自然人憑證)

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    • 問題 : 附件相關作業。(編輯作業)

    • 解答 : 請參見聯合服務台常見問題公文系統(OD)之編輯作業 http://ipcsc.tku.edu.tw/qa.asp

    • 問題 : 輸入法相關作業。(編輯作業)

    • 解答 : 請參見聯合服務台常見問題公文系統(OD)之編輯作業 http://ipcsc.tku.edu.tw/qa.asp

    • 問題 : 編輯公文相關作業。(編輯作業)

    • 解答 : 請參見聯合服務台常見問題公文系統(OD)之編輯作業 http://ipcsc.tku.edu.tw/qa.asp

    • 問題 : 修改公文相關作業。(編輯作業)

    • 解答 : 請參見聯合服務台常見問題公文系統(OD)之編輯作業 http://ipcsc.tku.edu.tw/qa.asp

    • 問題 : 單位歸檔相關作業。(歸檔結案)

    • 解答 : 請參見聯合服務台常見問題公文系統(OD)之歸檔結案 http://ipcsc.tku.edu.tw/qa.asp

    • 問題 : 承辦自行存查相關作業。(歸檔結案)

    • 解答 : 請參見聯合服務台常見問題公文系統(OD)之歸檔結案 http://ipcsc.tku.edu.tw/qa.asp

    • 問題 : 「承辦自行存查」與「單位歸檔」之差異。(歸檔結案)

    • 解答 : 請參見聯合服務台常見問題公文系統(OD)之歸檔結案 http://ipcsc.tku.edu.tw/qa.asp

    • 問題 : 如何查公文管理系統的主機編號?(其他問題)

    • 解答 : 請參見聯合服務台常見問題公文系統(OD)之其他問題 http://ipcsc.tku.edu.tw/qa.asp

    • 問題 : OA郵件須2次刪除才能將郵件確實刪除,可有方法1次就將信件刪除?(信箱作業 99.12.13)

    • 解答 : 此為系統限制,預設會存放在垃圾桶48小時,可修改存放時間。
      點選右上方「細項設定」,點選左邊「郵件」,修改下方「軟式刪除」項的「軟式刪除過期時間設定」的時間,點選上方「儲存並關閉」。

    • 問題 : 件數顯示不對時之處理方法。(100.02.23)

    • 解答 : 一、網路安全性設定重設:
      1.開啟IE,點選功能列「工具」,點選「網際網路選項」。
      2.出現「網際網路選項」視窗,點選「安全性」頁籤,點選「信任的網站」,點選下方「自訂等級」。
      3.出現「安全性設定-信任的網站區域」視窗。
      3.1)設定拉至「ActiveX控制項與外掛程式」,往下找到「起始不標示為安全的ActiveX控制項」設成「啟用」。
      3.2)設定拉至「雜項」,往下找到下列項目做設定。
      3.2.1)IE6時「存取各網域的資料來源」設成「啟用」。
      3.2.2)IE7時「存取跨網域的資料來源」設成「啟用」。
      3.2.3)IE8時「跨網域存取資料來源」設成「啟用」。
      4.點選「確定」二次。
      二、關閉全部IE。
      三、重新登入公文管理系統。

    • 問題 : 已決行且為人事室歸檔之文,文在創文單位的一級單位登記桌待辦事項中無人事室流程之處理方法。(100.03.23)

    • 解答 : 一、一級單位登記桌人員開啟本文有「設定流程」頁籤時,在設定流程頁籤中加入人事室的流程,點選「傳送」送出文。
      二、一級單位登記桌人員開啟本文無「設定流程」頁籤時:
      1.登記桌人員指定承辦人為自己,文送至公文待辦事項中,開啟本文,點選「設定流程」頁籤,刪掉主管及秘書流程,只留一級單位登記桌流程,點選「傳送」送至登記桌。
      2.登記桌人員開啟本文,在「設定流程」頁籤中加入人事室的流程,點選「傳送」送出文。

    • 問題 : 未決行文,主管已簽辦過文,登記桌應按傳送送離單位,卻指定承辦人之處理方法。(100.03.23)

    • 解答 : 一、登記桌人員點選左邊「文件處理作業」,點選「取消送出」,選取該份指定錯誤之文,點選上方「取消送出流程」。文送回登記桌待辦事項中,開啟本文,點選設定流程頁籤,刪除指定錯誤的流程及單位流程,點選「傳送」送出文。
      二、若登記桌人員刪除指定錯誤的流程時出現「此流程為預排流程,不可刪除﹗」訊息時,勾選該份文,點選「取消簽收」。
      三、請主管或秘書點選左邊「查詢作業」,點選「簽辦查詢」,點選「取消送出」,文送回主管或秘書的公文待辦事項中,主管或秘書刪掉錯誤流程,點選「傳送」,登記桌人員再勾選該文,點選「傳送」送出文。

    • 問題 : 以自然人憑證登入系統辦文,出現請輸入PIN Code之畫面?(100.04.22)

    • 解答 : 登入系統閒置超過2分鐘,系統會自動鎖定,請登出系統後再重新登入系統。萬一發生不行用自然人憑證重新登入時,請關閉所有已開啟之IE,再重新開IE登入系統。

    • 問題 : 修改說明時出現「這個網頁的指令碼發生錯誤,URL: http://od.tku.edu.tw/TKUOD/UsrCtls/js/newEditBox.js」錯誤訊息之處理方法。(100.07.21)

    • 解答 : 1.點選IE功能列「工具」。
      2.點選「網際網路選項」。
      3.點選「進階」頁籤,點選「還原成進階預設值(R)」及「重設(s)」鈕。
      4.關掉全部已開啟的IE。
      5.重開IE。
      6.檢查網路安全性設定。

    • 問題 : 如何申請更改公文管理系統密碼之方法。( 100.11.04)  

    • 解答 : 1.請至資訊處網頁下載表格「公文管理及請假系統密碼重設申請表」。
      2.申請表填寫後,請以OA傳送至資訊處專案發展組。

    • 問題 : windows 7作業系統安裝公文管理系統出現執行錯誤5訊息之處理方法。(100.11.04)

    • 解答 : 1.請至別部電腦下載公文製作軟體,在公文管理系統登入畫面最下方有公文製作軟體下載,點選「下載」,在「檔案下載-安全性警告」視窗中點選「儲存」,將公文製作軟體執行檔存至儲存媒體中。
      2.在windows 7作業系統電腦上執行儲存媒體中的公文製作軟體執行檔。

    • 問題 : 對校外發文為普通件,對校內發文為速件,該如何處理?(101.2.13)

    • 解答 : 速別無法分別處理,請用發文備註便條紙通知文書紙更改對外發文的速別。

    • 問題 : 附加附件時選「發文後退回指定單位」,單位選擇非創文單位,附加完成,下方「附件註記」欄出現「發文後須退回承辦單位」,非指定的單位名稱?(101.2.13)

    • 解答 : 系統不會註明退回那一個單位,但系統內會儲存相關設定。

    • 問題 : 總收文的附件檔案為TIF檔案,開啟附件只看到一頁,其他頁看不到之處理方法。(101.2.23)

    • 解答 : 1.關閉已開啟之看圖軟體。
      2.開啟Windows檔案總管。
      2.1)點選功能列「工具」。
      2.2)點選「資料夾選項」。
      2.3)點選「檔案類型」頁籤。
      2.3.1)選取「註冊的檔案類型」中的「副檔名」:「TIF」、「檔案類型」:「TIF檔案」選項。
      2.3.2)點選下方「變更」鈕。
      2.3.3)出現開啟檔案視窗,點選「Microsoft Office Picture Manager」二下。
      2.3.4)選取「註冊的檔案類型」中的「副檔名」:「TIFF」、「檔案類型」:「TIFF檔案」選項。
      2.3.5)點選下方「變更」鈕。
      2.3.6)出現開啟檔案視窗,點選「Microsoft Office Picture Manager」二下。
      2.3.7)點選「關閉」。
      3.重開附件檔案。

    • 問題 : 改分申請出現「找不到[承辦單位]或[承辦人員]的代碼,請重新輸入或是將代碼清空」訊息之處理方法。(101.2.23)

    • 解答 : 改分單位不要自己輸入,請點放大鏡選取單位。

    • 問題 : 何種情形便條紙會被系統自動撕掉?(101.2.23)

    • 解答 : 登記桌貼上便條紙,按傳送送出外單位,此時便條紙會被系統自動撕掉。

    • 問題 : 選擇受文機關時,同一單位下有二個以上受文者之處理方法。(101.2.23)

    • 解答 : 第一選「新增受文者」,第二以上選「自行新增受文者」。

    • 問題 : 函稿有多個受文單位,且每個單位的附件內容都不一樣之處理方法。(101.2.23)

    • 解答 : 函稿請各別製作。

    • 問題 : 併文作法(101.03.05)

    • 解答 : 一、主併文及被併文必須在承辦人的公文待辦事項中。
      二、簽註意見必須簽在主併文中。
      三、併文作法:
      1.點選左邊「文件處理作業」。
      2.點選「併文/解併」。
      3.點選「主併文號」後面灰色的按鈕。
      4.出現「主併文號—網頁對話」視窗,點選「查詢」鈕,出現承辦人公文待辦事項中的文,若承辦人有登記桌角色,登記桌待辦事項中的文也會顯示。
      5.在主併文上按滑鼠二下,主併文號及主併文主旨會寫回前一畫面中。
      6.點選「被併收(創)文號」後面灰色的按鈕。
      7.出現「被併文號—網頁對話」視窗,點選「查詢」鈕,出現承辦人公文待辦事項中的文,若承辦人有登記桌角色,登記桌待辦事項中的文也會顯示。
      8.在被併文上按滑鼠二下,被併收(創)文號會寫回前一畫面中。
      9.點選下方「新增」鈕,新增鈕下方會出現被併文號的資料。
      10.確認被併文資料正確,點選「存檔」鈕,出現「作業完成」訊息,點選「確定」鈕。
      11.若還有其他被併文時,點選「被併收(創)文號」後面灰色的按鈕,出現「被併文號—網頁對話」視窗,點選「查詢」鈕,在被併文上按滑鼠二下,被併收(創)文號寫回前一畫面,點選「新增被併文」鈕,新增鈕下方會出現新的被併文號資料,確認被併文資料正確,點選「存檔」鈕,出現「作業完成」訊息,點選「確定」鈕。
      12.離開併文畫面後,要再併文時之作法:
      12.1)點選左邊「文件處理作業」。
      12.2)點選「併文/解併」。
      12.3)點選「主併文號」後面灰色的按鈕。
      12.4)出現「主併文號—網頁對話」視窗,點選「查詢」鈕,出現承辦人公文待辦事項中的文,若承辦人有登記桌角色,登記桌待辦事項中的文也會顯示,主併文在主併文號欄會有文號。
      12.5)在主併文上按滑鼠二下,主併文號及主併文主旨會寫回前一畫面中。
      12.6)點選「被併收(創)文號」後面灰色的按鈕。
      12.7)出現「被併文號—網頁對話」視窗,點選「查詢」鈕,出現承辦人公文待辦事項中的文,若承辦人有登記桌角色,登記桌待辦事項中的文也會顯示。
      12.8)在被併文上按滑鼠二下,被併收(創)文號會寫回前一畫面中。
      12.9)點選下方「查詢」鈕,新增鈕下方會出現已被併文號。
      12.10)點選「新增被併文」,新增鈕下方會新增新的被併文號。
      12.11)點選「存檔」鈕,出現「作業完成」訊息,點選「確定」鈕。
      四、公文待辦事項中被併文會看不見,開啟主併文,上方會出現「併文作業」頁籤。
      五、點選「併文作業」,下方出現收文(創號)」、承辦單位、主旨欄資料,點選任一欄下值會出現被併文。

    • 問題 : 解併作法(101.03.05)

    • 解答 : 一、主併文及被併文必須在承辦人的公文待辦事項中。
      二、解併作法:
      1.點選左邊「文件處理作業」。
      2.點選「併文/解併」。
      3.點選上方「解除併文」鈕。
      4.在「解除併文」鈕後面出現藍色字「解除併文」,點選主併文號後面灰色的按鈕。
      5.出現「主併文號—網頁對話」視窗,點選「查詢」鈕,出現主併文。
      6.在主併文上按滑鼠二下,主併文號及主併文主旨會寫回前一畫面中。
      7.點選「查詢」鈕,出現被併文資料。
      8.只解除某一被併文時,勾選要解除之被併文,點選「解除被併文」鈕,出現「是否確定要解除[勾選的被併文號]」訊息,點選「確定」鈕,出現出現「作業完成」訊息,點選「確定」鈕。
      9.若併文全部要解除時,點選「解除主併文」鈕,出現「是否確定要解除[主併文號的所有併文?」訊息,點選「確定」鈕,出現出現「作業完成」訊息,點選「確定」鈕。
      10.公文待辦事項中可以看到已解除併文之文。
       

    • 問題 : 總收文已決行後再函復的作法(2012.03.12)

    • 解答 : 一、已決行文必須在承辦人的公文待辦事項中。
      二、引用總收文為附件。
      三、函復作法:
      1.點選左邊「公文製作作業」。
      2.點選「函復」。
      2.1)點選「已決行」,下方會顯示已決行文。
      2.2)選取要函復的文,變成橘色。
      2.3)選擇格式:<空白格式>函稿。
      2.4)點選「編輯」鈕。
      3.出現函(稿)編輯畫面,系統會自動加入來文的主旨及說明,主旨及說明可以修改。
      4.若存檔離開文後,要再編輯文時,點選「公文製作作業」,點選「公文製作查詢」,選取時間,點選「查詢」鈕,找出草稿。
      5. 受文機關作業:
      5.1)受文者為機關某人或其下屬單位時,查詢出受文機關,選取機關後,在「受文者名稱」欄位中的受文者名稱後面可以輸入相關資料。
      5.2)同一機關下有二個以上受文者時,第一個受文者由查詢中選取機關,第二個及以上受文者時點選「自行新增受文者」鈕,出現「自行新增受文者—網頁對話」視窗,輸入受文者、郵遞區號及地址,點選「確定」鈕方式加入。
      6.確認系統有引用總收文的方法:
      6.1)點選「附件」鈕。
      6.2)點選「引用」,下方可以看到已引用的總收文。
       

    • 問題 : 函稿有設受文單位,預覽函稿時,郵遞區號、地址及受文者為空白正常嗎?(2012.03.12)

    • 解答 : 正常。

    • 問題 : 承辦單位辦理總收文時,登記桌指定給錯誤的承辦人,點「取消送出」取回文,重新指定承辦人,此時承辦人無法設定流程之處理方法。(2012.03.12)

    • 解答 : 承辦人請開啟文,查看右邊「基本資料」中的承辦人名字是否為自己或別人,若是自己時請洽聯合服務台,若不是時,請執行下列動作:
      1.承辦人請在公文待辦事項中,勾選文,點選「改分申請」,出現「改分申請--網頁對話」視窗,輸入改分原因後送出。
      2.登記桌人員點選「改分待辦區」,勾選文,點選「指定承會辦單位人員」,出現「選擇人員—網路對話」視窗,選取承辦人,出現「確定將公文指定給:xxxxx」訊息,點選「確定」,出現「指定作業完成」,點選「確定」。

    • 問題 : 受文機關可以選幾個?(2012.03.28)

    • 解答 : 40個,一個群組只算一個。如果超過40個受文機關時請以群組的方式加入,每一個群組不限受文機關數量。